Ochrana os. údajů
Informace o zpracování osobních údajů
Ochrana osobních údajů
Tímto dokumentem Vám obec Hazlov poskytuje informace o zpracování Vašich osobních údajů a o právech, která Vám v této souvislosti náleží.
Správcem osobních údajů je obec Hazlov, se sídlem Hazlov 310, 351 32 Hazlov
IČO:00253952(dále jen „správce“ nebo „obec“).
Při zpracování osobních údajů postupuje správce v souladu s právními předpisy, zejména:
nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR),
zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a dalšími souvisejícími právními
předpisy upravujícími ochranu osobních údajů.
Osobní údaje jsou zpracovávány vždy pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní
účel zpracování a pouze na základě odpovídajícího právního titulu ve smyslu čl. 6, popřípadě
čl. 9 GDPR.
Zpracování osobních údajů probíhá zejména při výkonu veřejné správy v rámci samostatn
a přenesené působnosti obce, při plnění právních povinností správce,
při plnění smluvních vztahů, jejichž smluvní stranou je subjekt údajů, na základě
oprávněného zájmu správce, případně na základě souhlasu subjektu údajů, je-li vyžadován.
Veškeré zpracování osobních údajů probíhá v souladu se zásadami stanovenými v čl. 5
GDPR, zejména zásadou zákonnosti, korektnosti a transparentnosti, minimalizace údajů,
omezení účelu a uložení, integrity a důvěrnosti.
Základní zásady ochrany osobních údajů
Obec jako správce osobních údajů zajišťuje ochranu osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy a zavazuje se přijímat taková opatření, aby byla v maximální možné míře zabezpečena práva a svobody všech subjektů údajů, jejichž osobní údaje zpracovává.
Získávání a další zpracování osobních údajů probíhá vždy v souladu se zásadami stanovenými v čl. 5 GDPR, zejména se zásadou zákonnosti, korektnosti, transparentnosti, účelového omezení a minimalizace údajů.
Správce zavádí a udržuje vhodná technická a organizační opatření ve smyslu čl. 24 a 32 GDPR tak, aby byla zajištěna odpovídající úroveň zabezpečení osobních údajů, zejména jejich důvěrnost, integrita, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování. Přijatá opatření jsou pravidelně přezkoumávána, vyhodnocována a dle potřeby aktualizována.
K osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, které jsou vázány povinností mlčenlivosti. Osobní údaje jsou třetím osobám předávány výhradně na základě právního důvodu stanoveného právními předpisy nebo na základě prokazatelného právního titulu, zejména souhlasu subjektu údajů, je-li vyžadován.
Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a po dobu nezbytně nutnou, případně po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
Správce průběžně sleduje vývoj právních předpisů a bezpečnostních hrozeb v oblasti ochrany osobních údajů a bez zbytečného odkladu implementuje odpovídající organizační a technická opatření.
Případy porušení zabezpečení osobních údajů jsou evidovány a vyhodnocovány v souladu s čl. 33 a 34 GDPR. V případě, že takové porušení představuje riziko pro práva a svobody subjektů údajů, je oznámeno dozorovému úřadu, a v případě vysokého rizika rovněž dotčeným subjektům údajů.
Přehled zpracovávaných typů osobních údajů a jejich zdrojů
Obec zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro plnění právních povinností, výkon veřejné správy a poskytování služeb občanům. Jedná se zejména o:
identifikační údaje sloužící k jednoznačné identifikaci subjektu údajů (zejména fyzických osob),
kontaktní údaje umožňující efektivní komunikaci se subjektem údajů,
další údaje vztahující se k předmětu jednotlivých správních agend a činností vykonávaných obcí.
Osobní údaje jsou získávány zejména přímo od subjektů údajů při výkonu agend obce,
z informačních systémů veřejné správy, zejména ze základních registrů ve smyslu zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.
Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a příslušnými národními právními předpisy upravujícími výkon jednotlivých agend.
Účely zpracování
Účelem zpracování osobních údajů je zejména plnění zákonných povinností obce při výkonu samostatné i přenesené působnosti a zajištění poskytování služeb občanům, včetně jejich informování o dění v obci a o veřejných aktivitách.
Upozorňujeme, že na akcích pořádaných obcí mohou být pořizovány obrazové a zvukově-obrazové záznamy (zejména fotografie) pro účely informování veřejnosti, tiskového a elektronického zpravodajství či prezentace činnosti obce. Obdobně mohou být dokumentována veřejná vystoupení a jednání týkající se záležitostí veřejného zájmu, zejména zasedání zastupitelstva obce.
Účely a právní základ pro zpracování
Právním základem zpracování osobních údajů je zejména plnění právních povinností správce (města/obce), plnění smluv, jejichž smluvní stranou je subjekt údajů, oprávněné zájmy správce či třetí strany, udělený souhlas subjektu údajů, dále plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci svěřené správci, popřípadě ochrana životně důležitých zájmů subjektu údajů či jiné fyzické osoby, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) až e) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).
Přehled účelů a právních základů pro zpracování :
Účel zpracování | Právní základ*1 |
Poskytování služeb systému CzechPoint | c |
Vedení evidence obyvatel | c |
Vidimace legalizace | c |
Evidence sponzorů obce | f |
Gratulace jubilantům | c |
Vedení mzdové agendy | c |
Najímání lidských zdrojů z Úřadu práce | c |
Organizace voleb | c |
Správa lidských zdrojů | c |
Poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb. | c |
Evidence nájemních smluv | c |
Pronájem hrobového místa | c |
Pronájem nebytových prostor | c |
Evidence nájemních smluv | c |
SMS + email rozhlas + mobilní aplikace | a |
Vedení spisové služby | c |
Evidence a výběr místních poplatků | c |
Vedení kroniky obce | c |
Pořádání vítání občánků | c |
Provozování obecní knihovny | a |
Vydávání obecního zpravodaje | c |
1*a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;
b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;
d) zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;
f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě.
Doba, po níž jsou osobní údaje zpracovávány
Jak probíhá zpracování osobních údajů
Obec jako správce osobních údajů zpracovává osobní údaje v rámci svých informačních systémů v souladu s platnými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a související legislativou.
Zpracování osobních údajů podléhá systematické kontrole a je zabezpečeno prostřednictvím odpovídajících technických a organizačních opatření ve smyslu čl. 32 GDPR. Tato opatření zahrnují zejména fyzické zabezpečení prostor, řízení přístupových oprávnění, ochranu informačních systémů a další kontrolní mechanismy, jejichž cílem je zajistit ochranu osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou, zničením, poškozením nebo jiným zneužitím.
Osoby oprávněné ke zpracování osobních údajů (zaměstnanci obce) jsou při nakládání s osobními údaji vázány povinností mlčenlivosti podle příslušných právních předpisů i vnitřních předpisů obce, a to i po skončení pracovněprávního nebo obdobného vztahu.
ZÁZNAM O ZPRACOVÁNÍ – KAMEROVÝ SYSTÉM
Správce |
Hazlov 310, 351 32 Hazlov IČO: 00253952 Kontaktní osoba: Martin Došek tel.: +420 774 618 251 | ||
Účel zpracování | Ochrana majetku správce, života a zdraví osob prostřednictvím stálého kamerového systému. | ||
Právní důvod | Oprávněné zájmy správce a třetích stran. (článek 6 odst. 1 písm. f) | ||
Popis kategorií subjektů údajů | Zaměstnanci a vstupující osoby do monitorovaného prostoru (dodavatelé, návštěvy apod.), veřejnost | ||
Popis kategorií osobních údajů | Identifikační údaje ve formě kamerového záznamu | ||
Informace poskytované subjektům údajů | Prostřednictvím piktogramů umístěných na vstupech do zaznamenávaného prostoru, včetně identifikace správce | ||
Příjemci osobních údajů | V odůvodněných případech orgány činné v trestním řízení, případně jiné zainteresované subjekty pro naplnění účelu zpracování (např. pojišťovna). Nejsou plánovaní příjemci v třetích zemích. Obec je oprávněna provozovat KS pořizující záznamy z veřejně přístupných míst pouze v případě, když má podepsanou platnou smlouvu s městem, které má zřízenou jako orgán obce obecní policii, jíž je toto oprávnění zvláštním ustanovením § 24b odst. 1 zákona o obecní policii přiznáno. V takovém případě je obec (prostřednictvím obecní policie) správcem osobních údajů a je povinna plnit povinnosti vyplývající mj. z čl. 24 a 25 GDPR. V případě, že obecní policie zpřístupňuje potřebné osobní údaje též Policii ČR, činí tak na základě § 24a odst. 2 zákona o obecní policii, dle něhož je povinna poskytnout zpracovávané osobní údaje policii, orgánům obce a dalším orgánům veřejné moci, je-li to nutné (tj. potřebné) k plnění jejich úkolů. Obec je v tomto případě správcem osobních údajů a Policie ČR je samostatným spravujícím orgánem, který na základě svých zákonných oprávnění získává potřebné osobní údaje (zde) od obecní policie, která je povinna je poskytnout. | ||
Lhůta pro výmaz | Doba uchovávání záznamu je 3 dny. (Dle rozhodnutí Evropského sboru pro ochranu osobních údajů). Řešený zachycený incident je uchován pro nezbytnou dobu. | ||
Technická a organizační opatření | Bezpečnostní kryt, řízený přístup k datům, školení oprávněných osob, vedení předávacích protokolů třetím osobám. Podrobněji řešeno ve směrnici k provozu kamerového systému, která je přiložena k tomuto záznamu. | ||
Počet zapojených kamer | 9 kamer, které jsou umístěny na 4 strategických místech | ||
Objekt umístění kamer | První hnízdo kamer je umístěno na budově obecního úřadu a skládá se z 1 kamery. Druhé hnízdo je umístěno na křižovatce ulic ve směru na Aš, Cheb a Vojtanov uprostřed obce na sloupech veřejného osvětlení, počet kamer 3. Třetí hnízdo je umístěno na víceúčelovém hřišti v parku a čítá 2 kamery a zabírá prostor dětského hřiště a jeho bezprostředního okolí. Čtvrté hnízdo je v zámecké zahradě , kde jsou nainstalovány 3 kamery na sloupech veřejného osvětlení. | ||
Režim kamer | Nepřetržitý Dochází k prostému záznamu bez využití softwarového porovnání biometrických charakteristik. | ||
Zpracovatel | Nevyužívá se. |
Předávání osobních údajů jiným osobám
Obec může osobní údaje předávat zpracovatelům osobních údajů výhradně na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR). Tyto smlouvy obsahují závazná ustanovení upravující rozsah a účel zpracování, povinnosti zpracovatele a zajištění odpovídající úrovně ochrany osobních údajů.
Aktuální seznam zpracovatelů osobních údajů je zveřejněn na webových stránkách obce.
Seznam zpracovatelů:
Alfa Software s.r.o. IČ: 26359812
Galileo Corporation s.r.o. IČ: 25448714
Innovation One s.r.o. IČ: 04734807
Triada spol.s.r.o. IČ: 43871020
Gepro spo.s.r.o. IČ: 44851529
Koncept FAST s.r.o. IČ: 45357811
Mgr. Zdeněk Ptáček – advokát IČ: 12483354
Konzulta Brno a.s. IČ: 25548085
Lanius s.r.o. IČ: 25150707
Iron Shields s.r.o. IČ: 02654296
VUJO s.r.o. IČ: 64830713
WIA spol. s.r.o. IČ: 26703297
Státní okresní archiv Cheb IČ: 70979090
Dále mohou být osobní údaje předány subjektům veřejné moci a státním orgánům, pokud je to uloženo nebo umožněno právním předpisem.
Zpracování osobních údajů na základě souhlasu
V případě, že je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu subjektu údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), je poskytnutí tohoto souhlasu zcela dobrovolné. Subjekt údajů má právo udělit souhlas v plném či omezeném rozsahu, případně jej neudělit.
Obec jako správce osobních údajů je při zpracování vázána rozsahem a účelem uděleného souhlasu.
Subjekt údajů má právo udělený souhlas kdykoli odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování osobních údajů prováděného na základě souhlasu před jeho odvoláním. V případě odvolání souhlasu nebo jeho neposkytnutí obec zpracování osobních údajů pro daný účel bez zbytečného odkladu ukončí, pokud neexistuje jiný právní důvod pro jejich další zpracování.
Práva subjektů údajů
Právo na přístup
umožňuje subjektu údajů zjistit, zda a případně jaké údaje o jeho osobě obec zpracovává, účel, právní základ, způsob a dobu zpracování a o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny. Stejně tak má každý subjekt údajů právo na informaci o všech osobních údajích, které o něm obec zpracovává. Tím by však neměla být dotčena práva ostatních (zejména právo na ochranu jejich osobních údajů, ale rovněž se může jednat o ochranu duševního vlastnictví či obchodního tajemství), případně ohrožena národní bezpečnost. Subjekty údajů také mají být informováni o tom, zda jsou jejich osobní údaje využívány k automatickému rozhodování nebo profilování.
právo na opravu
umožňuje subjektu údajů dožadovat se nápravy v případě, kdy zjistí, že evidované údaje jsou nesprávné, nepřesné nebo neúplné. Obec musí v případě oznámení zajistit provedení opravy bez zbytečného odkladu.
Právo na výmaz
(neboli právo být zapomenut) umožňuje subjektu údajů požadovat odstranění svých údajů z evidence obce, pokud nastane některý z těchto případů:
- osobní údaje jsou evidovány a zpracovávány protiprávně, např. uplynula stanovená doba zpracování;
- zpracování bylo založeno na souhlasu, který byl odvolán, a zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování;
- rodič nesouhlasí se zpracováním osobních dat svého dítěte (pokud se jedná o zpracování údajů na základě souhlasu pro služby informační společnosti);
- osobní údaje již nejsou pro účel, pro který byly uchovávány a zpracovávány, potřeba;
- subjekt údajů vznese námitku proti zpracování založenou na oprávněných zájmech obce a tyto oprávněné zájmy nepřeváží zájem na ochraně osobních údajů občana.
V případě uplatnění práva na výmaz je subjekt údajů oprávněn požadovat výmaz všech výskytů a odkazů na jeho osobní údaje ve všech kopiích.
Právo na omezení zpracování
ukládá obci omezit zpracovávání osobních údajů občana z následujících důvodů:
- pokud subjekt údajů namítá, že zpracovávané údaje jsou nepřesné, je možné požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření přesnosti osobních údajů;
- jestliže pro zpracování osobních údajů neexistuje právní základ, může subjekt údajů místo výmazu požadovat omezení zpracování (dočasné uchování bez dalšího zpracování);
- jestliže osobní údaje již nejsou potřeba pro vytyčený účel obce, ale mohou být i nadále potřebné pro dítě, občana a zákonného zástupce dítěte, např. pro obhajobu případných právních nároků;
- jestliže subjekt údajů již vznesl námitku proti zpracování údajů, je oprávněn zároveň požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření, zda oprávněné zájmy správce převáží nad zájmy subjektu údajů.
Právo vznést námitky
umožňuje subjektu údajů ohradit se proti zpracování jeho osobních údajů založenému na oprávněném nebo veřejném zájmu obce. V případě námitek subjektu údajů má obec povinnost ověřit a řádně zdůvodnit, zda oprávněné či veřejné zájmy převažují nad zájmy subjektu údajů na ochraně jeho osobních údajů.
Právo na přenositelnost
umožňuje subjektu údajů získat své osobní údaje ve strukturované strojově čitelné podobě. Rovněž může požadovat, aby tyto údaje byly předány přímo jinému správci, pokud je to (technicky) možné a proveditelné. Právo se však uplatní pouze v případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu či smlouvě.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.
Úřad pro ochranu osobních údajů:
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
telefon: +420 234 665 111
Způsob uplatňování práv subjektů údajů
elektronickým podáním:
- prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem
- podatelna@obechazlov.cz
- prostřednictvím datové schránky fi3beee
- osobně v kanceláři obecního úřadu obce (písemná žádost, občanský průkaz)
- Obecní úřad Hazlov
Hazlov 310
351 32 Hazlov
úřední hodiny
Po: 08:00 – 11:00, 12:00 – 17:00
Út:
St: 08:00 – 11:00, 12:00 – 17:00
Čt:
Pá: 08:00 – 11:00, 12:00 – 14:30
Postup při uplatnění práv subjektů údajů
Obec jako správce osobních údajů zajišťuje uplatnění práv subjektů údajů následujícím transparentním a dokumentovaným postupem:
- Přijetí žádosti
Žádost subjektu údajů je přijata prostřednictvím podatelny obce nebo jiným vhodným komunikačním kanálem. - Ověření totožnosti žadatele
Správce posoudí a ověří totožnost žadatele, aby nedošlo k neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů. - Posouzení žádosti
Obec vyhodnotí obsah žádosti, zejména její oprávněnost, rozsah a právní základ uplatňovaného práva podle příslušných ustanovení GDPR. - Rozhodnutí o způsobu vyřízení
Na základě posouzení žádosti správce rozhodne o jejím vyřízení, případně o jejím odmítnutí nebo omezení, pokud jsou splněny zákonné důvody dle čl. 12 odst. 5 a dalších ustanovení GDPR. - Realizace přijatých opatření
Obec provede nezbytná opatření k naplnění uplatněného práva subjektu údajů (např. zpřístupnění údajů, oprava, výmaz, omezení zpracování apod.). - Informování subjektu údajů
Subjekt údajů je informován o přijatých opatřeních, případně o důvodech nevyhovění žádosti.
Lhůty pro vyřízení žádosti
Obec poskytne subjektu údajů informace o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce ode dne obdržení žádosti, v souladu s čl. 12 odst. 3 GDPR.
V odůvodněných případech, zejména s ohledem na složitost nebo počet podaných žádostí, může být tato lhůta prodloužena až o další 2 měsíce. O takovém prodloužení, včetně jeho důvodů, je subjekt údajů informován ve lhůtě 1 měsíce od obdržení žádosti.
Identifikační a kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů
Innovation One s.r.o.
IČO: 004734807
Se sídlem: Březenecká 4808, 430 04 Chomutov
Martin Došek
e-mail: martin.dosek@innone.cz
telefon: +420 774 618 251
Slovníček pojmů
Oprávněný zájem
Právní titul zpracování osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, který spočívá v ochraně oprávněných zájmů správce nebo třetí strany, za předpokladu, že nad těmito zájmy nepřevažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů. Typicky se uplatňuje např. ve vztahu mezi správcem a jeho klientem či jinou osobou v obdobném vztahu.
Osobní údaj
Jakákoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu údajů); identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity (čl. 4 bod 1 GDPR).
Příjemce
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny, a to bez ohledu na to, zda se jedná o třetí stranu (čl. 4 bod 9 GDPR).
Správce
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který samostatně nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; pokud jsou účely a prostředky zpracování určeny právem Unie nebo členského státu, může být správce určen tímto právem (čl. 4 bod 7 GDPR).
Subjekt údajů
Identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.
Účel zpracování
Konkrétně vymezený, legitimní a předem stanovený důvod, pro který jsou osobní údaje správcem zpracovávány, v souladu se zásadou omezení účelu dle čl. 5 odst. 1 písm. b) GDPR.
Zpracování
Jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je zejména shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo změna, vyhledání, nahlížení, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení (čl. 4 bod 2 GDPR).
Zpracovatel
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce na základě jeho pokynů (čl. 4 bod 8 GDPR).
Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro zaměstnance Typ: PDF dokument, Velikost: 247.04 kB
Záznam k činnostem zpracování obce (419.9 kB)
Informační povinnost obce a práva subjektu údajů (179.21 kB)
Směrnice pro plnění práv subjektů údajů (212.53 kB)
Příloha k přijetí požadavku na plnění práv občanů (22.93 kB)
